Premessa

Con il presente Codice Etico si intende ricordare i valori etici fondamentali ai quali la Toil spa si ispira ed ai quali tutti i dipendenti e collaboratori esterni (consulenti, agenti, prestatori di servizi) dovranno attenersi nello svolgimento dei compiti e funzioni loro affidate. I principi etici contenuti nel presente Codice si applicano sia ai dipendenti, sia ai collaboratori esterni della Società legati da qualsiasi rapporto contrattuale continuativo o saltuario con la stessa (d’ora in avanti denominati anche “Destinatari”). E’ indispensabile l’impegno di tutti per assicurare che l’attività dell’Azienda venga svolta nell’osservanza della legge, in un quadro di concorrenza leale, con onestà, integrità, correttezza e buona fede, nel rispetto degli interessi legittimi dei clienti, dipendenti, partner commerciali e finanziari e delle collettività in cui l’Azienda è presente con le proprie attività. E’ pertanto opportuno ribadire a tutti coloro che lavorano nell’Azienda o che operano per il conseguimento degli obiettivi dell’Azienda, senza distinzioni o eccezioni, l’importanza di osservare e di fare osservare questi principi nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità. In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio dell’Azienda può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con questi principi. L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti e collaboratori esterni dell’Azienda ai sensi e per gli effetti di legge. Il Codice Etico adottato dalla Toil spa è un insieme di principi e di regole la cui osservanza è di fondamentale importanza per il buon funzionamento e il miglioramento dell’affidabilità dell’Azienda. Esso rappresenta la “Carta dei diritti e dei doveri fondamentali” attraverso cui l’Azienda:

• chiarisce le proprie responsabilità etiche e sociali verso i diversi portatori di interessi interni ed esterni, quali ad esempio: azionisti, dipendenti, collaboratori, fornitori, Enti Pubblici, clienti, ecc.;
• ricerca forme di bilanciamento e/o punti di equilibrio tra i molteplici interessi e le legittime aspettative avanzate dai portatori di interessi.

L’adozione del presente Codice si pone l’obiettivo primario di soddisfare quindi, nel migliore dei modi, le necessità e le aspettative degli interlocutori dell’Azienda, mirando a raccomandare e a promuovere un elevato livello di professionalità e a vietare quei comportamenti che si pongono in contrasto non solo con le disposizioni normative di volta in volta rilevanti, ma anche con i valori che la Toil intende promuovere. Il comportamento individuale e collettivo dei dipendenti e collaboratori dell’Azienda deve perciò essere in sintonia con le politiche aziendali e deve tradursi concretamente in collaborazione, responsabilità sociale e rispetto della normativa vigente seguendo gli standard di comportamento individuati dal Codice Etico.

Principi etici generali & mission dell’Azienda

I principi su cui si basa il Codice Etico aziendale sono i seguenti:

• comportamento dell’Azienda e dei suoi diversi interlocutori eticamente corretto e conforme alle leggi;
• lealtà dei dipendenti e collaboratori nei confronti dell’Azienda;
• correttezza, cortesia e rispetto nei rapporti fra colleghi;
• professionalità e diligenza professionale;
• rispetto dell’ambiente e della salute e sicurezza dei dipendenti e collaboratori.

L’Azienda si adopera per dare concretezza ai valori ed ai principi contenuti nel Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito aziendale. Si impegna perciò in azioni di formazione/informazione sui contenuti del Codice con gli obiettivi di:

• promuovere e rafforzare la cultura di impresa intorno ai valori riconosciuti;
• divulgare le norme, le procedure e le prassi cui attenersi;
• ampliare il consenso ai principi di base del presente Codice.

Gli standard etici di comportamento che l’Azienda intende perseguire sono i seguenti:

• equità ed uguaglianza nel trattamento e nel riconoscimento del valore delle risorse umane; diligenza, trasparenza, onestà, riservatezza e imparzialità nello svolgimento delle attività d’impresa;
• tutela della persona e dell’ambiente.

Destinatari

Il Codice Etico è diretto a tutti coloro che, dipendenti o collaboratori, instaurino con la Toil spa rapporti o relazioni, dirette o indirette, in maniera stabile o temporanea o comunque operino per perseguire gli obiettivi aziendali. Essi verranno di seguito indicati con il termine “destinatari”. I destinatari che violano i principi e le regole contenuti in questo Codice, ledono il rapporto di fiducia instaurato con l’Azienda. Tutti i destinatari sono tenuti a conoscere il Codice Etico, a contribuire alla sua attuazione, al suo miglioramento ed alla sua diffusione. La Toil spa si impegna a distribuire a tutti i dipendenti e collaboratori copia del presente Codice e a diffonderne contenuti e obiettivi.

Norme e standard di comportamento

La Toil Spa si impegna a garantire:

• IMPARZIALITÀ: offrire pari opportunità di lavoro a tutti i dipendenti e collaboratori sulla base delle qualifiche professionali e delle capacità di rendimento, senza discriminazioni basate su etnia, religione, opinioni, nazionalità, sesso, età, condizioni fisiche e sociali;
• AMBIENTE DI LAVORO: garantire che nelle relazioni di lavoro, interne ed esterne, non venga dato luogo a molestie sessuali né adottati comportamenti o iniziative che creino un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti di singoli o di gruppi di lavoratori, che interferiscano negativamente con l’esecuzione di prestazioni lavorative altrui o che ostacolino le altrui prospettive di lavoro e/o carriera, per meri motivi di competitività personale;
• SVILUPPO: sviluppare le capacità e le competenze di ciascun dipendente e collaboratore con attività di formazione e di aggiornamento;
• VALORE RISORSE: garantire un trattamento equo basato su criteri di merito e di competenza;
• PRIVACY: proteggere le informazioni relative ai dipendenti e collaboratori generate o acquisite all’interno ed all’esterno dell’Azienda e ad attivare ogni utile accorgimento per evitare un uso improprio di tali informazioni;
• SALUTE E SICUREZZA: promuovere e proteggere la salute e la sicurezza dei propri dipendenti e collaboratori. Si impegna inoltre a considerare con particolare attenzione la condizione di chi avverta disagio in presenza di fumo, fermo restando l’indirizzo di non fumare nei luoghi di lavoro salvo in quelli autorizzati, contraddistinti da apposite indicazioni.

I Destinatari si impegnano ad osservare:

• RESPONSABILITÀ: fornire la prestazione contrattualizzata, coerentemente con i compiti, gli obiettivi e le responsabilità assegnate, senza delegare ad altri dipendenti o collaboratori il compimento di attività o l’adozione di decisioni di propria spettanza;
• DILIGENZA: rispettare l’orario di lavoro, se dipendenti, salvo giustificato motivo e limitare le assenze dal luogo di lavoro a quelle strettamente necessarie; dedicare le adeguate risorse, in termini di tempo e dedizione ai compiti assegnati per il perseguimento dei relativi obiettivi, se collaboratori;
• RISPETTO: adottare un comportamento rispettoso e sensibile verso gli altri, evitando di prestare servizio sotto l’effetto di sostanze alcoliche, stupefacenti o di analogo effetto e di consumare o cedere a qualsiasi titolo sostanze siffatte durante la prestazione lavorativa;
• CLIMA AZIENDALE: contribuire alla creazione di un clima professionale in cui tutti i colleghi si sentano coinvolti positivamente nel raggiungimento degli obiettivi aziendali;
• ONESTÀ: impiegare i beni e le risorse messi a disposizione nel rispetto della loro destinazione aziendale d’uso ed in modo da tutelarne la conservazione e la funzionalità in quanto ogni destinatario è considerato direttamente e personalmente responsabile della protezione e della conservazione dei beni e delle risorse a lui affidate per lo svolgimento delle proprie mansioni; pertanto si impegnano anche a non utilizzare le linee telefoniche dell’ufficio per esigenze personali, salvo casi di emergenza, e si attengono alle disposizioni del regolamento aziendale per l’utilizzo del sistema informatico, per l’utilizzo di Internet e della posta elettronica; si impegnano inoltre a non utilizzare i veicoli aziendali per svolgimento di compiti personali e a non trasportare persone estranee all’Azienda, salvo espressa autorizzazione della stessa;
• RISERVATEZZA: usare la massima cautela e cura nell’utilizzo di informazioni non di pubblico dominio derivanti dallo svolgimento delle proprie mansioni. Le informazioni e ogni altro materiale ottenuti nello svolgimento del proprio lavoro sono di proprietà dell’Azienda. I destinatari si impegnano a non divulgare, usare o comunicare informazioni e/o qualunque altro genere di notizie, documenti, dati, ecc., connessi agli atti e alle operazioni proprie di ciascuna mansione o responsabilità che abbiano carattere di riservatezza senza specifica autorizzazione;
• CONFLITTO DI INTERESSI: evitare tutte le situazioni ed attività in cui si possa manifestare un conflitto di interessi tra attività economiche personali e mansioni ricoperte in Azienda o interessi dell’Azienda stessa. Se dovessero comunque insorgere, in maniera occasionale, situazioni di conflitto o situazioni di potenziale conflitto, è richiesta la massima comunicazione e trasparenza verso il responsabile o la funzione referente per gli eventuali provvedimenti del caso;
• OMAGGI: accettare od offrire in maniera diretta o indiretta atti di cortesia commerciale, quali omaggi, pagamenti e benefici, solo quando siano tali da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire vantaggi per sé o per l’Azienda in modo improprio. Il dipendente o collaboratore che riceva/offra omaggi tali da non poter essere ascrivibili a normali corretti rapporti di cortesia deve informare direttamente il proprio responsabile o la funzione referente e rifiutare;
• SALUTE E SICUREZZA: partecipare al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi.
• RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA: particolare valenza assume la trasparenza, l’accuratezza e la completezza dell’informazione di bilancio. A tal proposito ciascun dipendente è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente. Le informazioni che confluiscono nei “report” periodici o nella contabilità, sia generale che analitica, devono attenersi ai principi di trasparenza, correttezza, completezza ed accuratezza. Le scritture contabili devono essere basate su informazioni precise, esaurienti e verificabili. Ogni scrittura nei libri contabili deve riflettere la natura dell’operazione, rappresentarne la sostanza e deve essere basata su una adeguata documentazione di supporto in modo da consentire: l’agevole registrazione contabile, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità, l’accurata ricostruzione dell’operazione. I dipendenti ed i collaboratori che venissero a conoscenza di falsificazioni nella contabilità o nella documentazione su cui le registrazioni contabili si fondano, devono riferire la notizia al responsabile o alla funzione referente.

Rapporti tra soggetti

In particolare:

1) Rapporti tra soggetti apicali

I soggetti apicali che operano in Toil spa sono tenuti alla piena collaborazione ed informazione reciproca, al fine di promuovere il coordinamento ed il perseguimento pieno dei fini aziendali; sono tenuti tanto al rispetto dei principi di legittimità morale quanto a quello dei principi etico-comportamentali, con riferimento alle funzioni che ricoprono (direzione, supervisione, controllo); in particolare, devono ottemperare agli obblighi di riservatezza e ai patti di non concorrenza, svolgendo i propri incarichi con piena fedeltà verso la Toil spa; hanno il dovere di operare con completa trasparenza al fine di consentire la ricostruzione di tutte le operazioni che pongono in essere, con speciale riferimento a quelle inerenti movimento di denari della Toil spa; in quanto primi rappresentanti della Toil spa sono tenuti a trasmettere un’immagine della società pienamente aderente ai principi del presente Codice. I soggetti in posizione apicale sono tenuti a indirizzare i dipendenti ed i collaboratori all’osservanza del presente Codice nonché ad operare affinché tutti lo comprendano.

2) Rapporti tra dipendenti

I dipendenti Toil spa costituiscono la forza-lavoro che vive quotidianamente a contatto con la realtà esterna. Essi sono tenuti al pieno e costante rispetto dei principi di legittimità morale e dei principi etico-comportamentali; in quanto tutti indistintamente dipendenti della Toil spa – seppur gerarchicamente organizzati –, devono osservare ed applicare i principi etico-comportamentali di diligenza, onestà ed uguaglianza, promuovendo la collaborazione e la solidarietà reciproca, favorendo la creazione di un ambiente lavorativo idoneo alla tutela della persona e del lavoratore tanto dal punto di vista professionale quanto da quello relazionale; sono tenuti all’utilizzo delle risorse e dei marchi Toil spa– o facenti capo ad essa – nei limiti consentiti loro dalle mansioni che sono chiamati ad assolvere, senza mai abusarne né per fini estranei né all’infuori dell’orario richiesto dalla loro attività lavorativa; sono infine chiamati ad ottemperare a tutte le prescrizioni enunciate dal Contratto Collettivo che li riguarda, nonché a tutte le prescrizioni sindacali inerenti il comportamento da tenere tra colleghi dipendenti.

3) Rapporti tra soggetti apicali e dipendenti

I soggetti apicali sono tenuti ad un esercizio equilibrato, equo e non discriminatorio dei propri poteri nei confronti dei dipendenti, nel rispetto della persona e della sua dignità; essi non devono in alcun modo abusare della propria posizione né nel corso del momento selettivo del personale dipendente (momento che deve svolgersi su base esclusivamente meritocratica e/o su meccanismo imposto dalla legge), né durante l’esecuzione del rapporto di lavoro; essi devono dare disposizioni sempre e solo conformi alla legge ed ai principi del Codice e devono astenersi da qualunque condotta vessatoria e/o intimidatoria volta a far violare i suddetti principi al personale dipendente. I dipendenti, dal canto loro, sono tenuti al rispetto delle direttive impartite loro dai soggetti in posizione apicale ed alla loro diligente esecuzione, a patto che gli ordini stessi non risultino palesemente in contrasto con le leggi vigenti e/o con i principi del presente Codice; essi devono, inoltre, segnalare eventuali situazioni di fatto – nelle quali dovessero imbattersi – in contrasto con le leggi vigenti e/o con i principi del presente Codice.

Rapporti extra-aziendali

La Toil spa è una società che intrattiene quotidianamente rapporti con i terzi, siano essi fornitori, clienti (privati, d’ora in avanti “clienti”, o P.A., d’ora in avanti “P.A.”) o mass-media. In generale i Destinatari sono tenuti, nei suddetti rapporti d’affari con i terzi, ad un comportamento etico e rispettoso delle leggi, improntato alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza, efficienza, equità così come definito dagli standard del Codice.

In particolare:

1) Rapporti con i fornitori

La selezione dei fornitori e la scelta degli acquisti dei beni, merci e servizi devono avvenire secondo i principi del presente Codice. La prestazione eseguita dal fornitore dovrà risultare da documentazione scritta. La selezione dei fornitori deve avvenire esclusivamente sulla base di parametri obiettivi quali la qualità, la convenienza, il prezzo, la capacità, l’efficienza. Nei rapporti con i fornitori sono vietate dazioni, regalie, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità finalizzati ad ottenere un trattamento di favore; le regalie d’uso – intendendosi col binomio quei doni che la prassi esige scambiarsi in occasione di particolari festività come, ad esempio, quelle natalizie –, là dove praticate per consuetudine, dovranno sposare il duplice requisito di tenuità (ovvero modico valore simbolico) e di eguaglianza (ovvero parità di costo nella scelta del dono per tutti i fornitori). E’ comunque vietata ogni regalia effettuata su iniziativa personale o attingendo da fondi propri o sociali ma non preventivamente adibiti a tale scopo: solo la Toil spa ha il potere di decidere la politica aziendale in tema di doni e stanziare le relative finanze; consegue un onere imprescindibile di documentazione delle spese effettuate e rendiconto trasparente delle stesse. In ogni caso, chi opera in Toil spa non può ricevere dazioni, regalie, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità da parte dei fornitori. Infine la Toil spa osserva e pretende il rispetto delle condizioni contrattualmente previste, mantenendo un dialogo franco e aperto con i fornitori in linea con le buone consuetudini commerciali.

2) Rapporti con i clienti/committenti

L’avvicinamento della clientela può avvenire solo ed esclusivamente attraverso i canali pubblicitari approvati e promossi dalla Toil spa. E’ vietata ogni forma di accaparramento della clientela che violi la normativa sulla concorrenza e che non rispetti le norme regolamentari e di legge; è altresì vietata ogni altra forma surrettizia di avvicinamento della clientela che si concretizzi in atti illeciti o contrari al Codice. In particolare, sono vietate dazioni, regalie, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità finalizzati ad influenzare le scelte della clientela. E’ comunque vietata ogni regalia effettuata su iniziativa personale o attingendo da fondi propri o sociali ma non preventivamente adibiti a tale scopo: solo la Toil spa ha il potere di decidere la politica aziendale in tema di doni e stanziare le relative finanze; consegue un onere imprescindibile di documentazione delle spese effettuate e rendiconto trasparente delle stesse. In ogni caso, chi opera in Toil spa non può ricevere dazioni, regalie, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità da parte dei clienti al fine di ottenere trattamenti di favore; nulla è dovuto ai dipendenti Toil spa all’infuori del proprio stipendio, per le prestazioni che gli stessi svolgono È fatto obbligo ai dipendenti dell’Azienda di:

– osservare le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti;

– fornire accurate ed esaurienti informazioni circa prodotti e servizi in modo che il cliente possa assumere decisioni consapevoli;

– attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie o di altro genere.

Provvedimenti disciplinari conseguenti alle violazioni

Le disposizioni del presente codice sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dal personale, nonché dai soggetti aventi relazioni d’affari con l’Azienda. La violazione dei principi e dei comportamenti indicati nel codice etico compromette il rapporto fiduciario tra l’Azienda e gli autori della violazione siano essi amministratori, dipendenti, consulenti, collaboratori, clienti o fornitori e potrà dare luogo a sanzioni di vario genere.

1) Dipendenti

I provvedimenti adottabili in relazione alla gravità delle violazioni, alla tipologia della regola violata, alle modalità dei fatti, agli eventuali precedenti ed a ogni altra circostanza, vengono mutuati dal CCNL, applicabile al rapporto di lavoro e potranno essere i seguenti:

1. a) ammonizione verbale;
2. b) ammonizione scritta;
3. c) multa (fino ad un importo massimo pari a 2 ore dell’elemento retributivo nazionale);
4. d) sospensione (fino ad un massimo di tre giorni);
5. e) licenziamento.

2) Dirigenti

In caso di violazione, da parte di dirigenti dell’Azienda delle regole del codice etico si provvederà ad applicare nei confronti dei responsabili in relazione alla gravità delle violazioni, alla tipologia della regola violata, alle modalità dei fatti, agli eventuali precedenti ed a ogni altra circostanza, le misure più idonee in conformità a quanto previsto dal contratto collettivo nazionale di lavoro dei dirigenti industriali (in particolare risoluzione del rapporto, considerata la mancanza di sanzioni conservative).

3) Collaboratori e consulenti esterni

I soggetti legati all’Azienda da rapporti di collaborazione o di consulenza che pongano in essere, nell’esercizio della loro attività, comportamenti in contrasto con le disposizioni contenute nel codice potranno essere sanzionati con l’interruzione del relativo rapporto, sulla base di apposite clausole risolutive espresse inserite nei contratti stipulati con tali soggetti. Nei casi meno gravi a seconda della tipologia della violazione, dei precedenti, del contesto in cui è stata commessa, delle persone coinvolte ed a ogni altra circostanza, il consiglio di amministrazione, il presidente o l’amministratore delegato potranno comunicare al trasgressore un avvertimento o una diffida. Le apposite funzioni della Società curano l’elaborazione, l’aggiornamento e l’inserimento nelle lettere di incarico o negli accordi di collaborazione di tali specifiche clausole contrattuali che, prevedono anche l’eventuale richiesta di risarcimento dei danni derivanti alla Società Toil s.p.a.

4) Clienti e fornitori

I soggetti legati all’Azienda da rapporti commerciali che pongano in essere, nell’esercizio della loro attività, comportamenti in contrasto con le disposizioni contenute nel codice etico potranno essere sanzionati nei casi più gravi a seconda della tipologia della violazione, dei precedenti, del contesto in cui è stata commessa, delle persone coinvolte ed a ogni altra circostanza, con richiami, diffide oppure con l’interruzione del relativo rapporto, sulla base di apposite clausole risolutive espresse, inserite nei contratti stipulati con tali soggetti. Le apposite funzioni della Società curano, l’elaborazione, l’aggiornamento e l’inserimento nelle tipologie contrattuali di specifiche clausole.

Disposizioni finali

Il presente codice etico viene approvato dal consiglio di amministrazione della Società e verrà adeguatamente aggiornato. Ogni variazione e/o integrazione del presente codice etico sarà approvata dal consiglio di amministrazione e diffusa tempestivamente ai destinatari interessati.